Prise de références, outil ou vérité absolue dans le recrutement ?

Nous y sommes. Les concurrents viennent de franchir la ligne et vous tenez le vainqueur de cette course, finaliste et candidat à intégrer votre entreprise. Il a brillamment réussi les épreuves du parcours, mais une interrogation reste entière : champion du sprint, le sera-t-il aussi sur le marathon ?
Y répondre demande de sonder le palmarès de votre candidat, et d’engager alors une prise de références.

L’objectif de la prise de références, sécuriser le recrutement

La décision de recruter un nouveau collaborateur s’accompagne de la peur de se tromper. Se tromper sur son propre jugement. S’il appartient aux candidats de vous convaincre, il vous incombe d’affiner votre avis au-delà de leurs seules prestations. La prise de références vous permet de vérifier des informations factuelles (dates de présence du candidat dans l’organisation, poste et responsabilités…), mais aussi de confirmer ou infirmer vos perceptions, construites au fil des entretiens.

C’est là l’enjeu de la prise de références : objectiver vos opinions par l’apport d’informations collectées auprès des précédents managers (et même de collègues, fournisseurs, clients…) du candidat que vous vous apprêtez à recruter.

Cette diversité d’interlocuteurs permet une compréhension globale du candidat dans son environnement. Nous cherchons toujours à donner du sens et de la cohérence aux recrutements des candidats, en combinant temps d’échange et outils d’évaluation pour construire une image précise du candidat, dans toutes ses dimensions : savoir-faire, savoir-être, profil de personnalité.

La prise de références vient ainsi satisfaire à ces deux exigences d’un recrutement réussi : objectivité et exhaustivité. Réalisée en fin de processus, son influence dans la décision finale n’en est que plus importante. Encore faut-il en respecter les codes, tant en matière légale que dans l’exécution, pour en tirer des conclusions pertinentes et fiables.

Quel cadre juridique pour la prise de références ?

Les textes encadrant le contrôle ou la prise de références sont précis :
– L’autorisation expresse et formelle du candidat est nécessaire pour contacter ses référents. Toute prise de références sauvage est interdite.
– Le contenu de la prise de références doit se limiter aux informations intéressant son expérience professionnelle et son potentiel à évoluer sur de nouvelles fonctions.
(voir Code du Travail, Art. L.121-6, L. 221-8 et L. 221-9)

Structurer et réussir une prise de références

Pour déterminante qu’elle soit dans la décision de recruter, la prise de références exige structure et rigueur dans sa réalisation. A bien y réfléchir, les conditions de sa réussite sont identiques à celles d’un entretien mené avec un candidat.

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S’assurer de la qualité des référents indiqués, et avec qui vous aurez un échange téléphonique, par le candidat est un préalable – ils auront été contactés en amont par ce dernier.

Les missions et responsabilités exercées par le candidat dans chaque expérience orientent également vos questionnements : les compétences en marketing stratégique ou en management d’équipes ne s’apprécient pas de la même manière.

 Ces discussions sont aussi affaires d’équilibre entre :

  • un échange ouvert qui laissera entière liberté au référent pour vous transmettre son ressenti sur la collaboration du candidat à son organisation,
  • votre besoin de confirmer ou d’infirmer des éléments précis de son expérience passée.

Réserver les questions induites pour la seconde partie de la prise de références vous permet de compléter et pondérer une appréciation générale livrée dans les premières minutes.

Interpréter une prise de références et prendre de la distance

La prise de références est appréciée pour l’objectivité des informations qu’elle apporte, sur des expériences professionnelles passées. A priori moins subjective qu’un entretien mené avec un candidat, on lui accorde un crédit souvent décisif. Cependant, ce serait une erreur de considérer la prise de références comme une panacée.

Il s’agit d’un échange, d’une discussion, où chaque locuteur influence, pondère, appuie ses propos. Une juste compréhension des informations recueillies requiert donc leur interprétation.

Ma propre expérience me l’a appris il y a peu. Un client nous avait confié le recrutement d’un responsable logistique pour mener un important projet de mutation de process sur son site industriel, entouré d’une équipe de 80 personnes. Nous présentons plusieurs profils, dont l’un plaît particulièrement au directeur de site… Tellement qu’il décide immédiatement de procéder à un contrôle de références avec l’ancien plant manager du candidat.

Quelle « surprise » pour notre client de recueillir des informations catastrophiques auprès du référent :

  • aucun reporting à la direction sur l’avancement des projets.
  • Indicateurs de performance en chute.
  • Incapacité à mener son équipe (gestion de conflits hasardeuse et refus de déléguer certaines missions).

Toutes les bonnes impressions de notre client sont balayées. Devant un retour si alarmant, il a alors décidé de mettre fin au processus de recrutement avec le candidat.

Déjà conduite en marge des règles juridiques (aucune autorisation demandée préalablement au candidat), cette prise de références contient des éléments qui auraient dû inciter notre client à la prudence :

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  1. Le référent contacté est plant manager chez un concurrent, qui évolue sur la même niche de marché.
  2. L’expérience du candidat dans cette société a coïncidé avec de sérieuses difficultés touchant la supply chain et les achats : multiples changements de dernières minutes dans l’organisation du plan de production, des fournisseurs défaillants, déplacement imprévu de lignes de fabrication opéré dans la précipitation.

Cet exemple, pour caricatural – et pourtant réel – qu’il soit, rappelle que la prise de références doit être interprétée pour être considérée comme pertinente. Un retour au candidat peut permettre d’expliquer de nouveaux points soulevés par le référent.

Risque zéro, objectivité et exhaustivité… Nous sommes toujours en quête de cela quand nous recrutons. La prise de références vient atténuer cette incertitude. Elle est toujours le fruit d’un échange, où la subjectivité de chaque interlocuteur s’exprime. La réussir demande de prendre de la hauteur avec son contenu.

Revenons au sport pour conclure, en cette actualité footballistique brûlante ! La prise de références, ce n’est pas le but marqué qui vous donne la victoire. C’est une passe, peut-être décisive, mais qui n’a de sens que parce que d’autres passes ont été réalisées avant elle, dans une action construite.

Rédacteur : Alexis GERMAIN

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